研究生的个人档案，是研究生在学期间学习和品行的重要记录。对研究生在学期间的档案进行管理是研究生教育的重要组成部分，也是研究生管理水平的体现。为使我校研究生的档案管理进一步规范化、科学化，根据原国家教委《普通高等学校档案管理办法》，特制订本规定。
一、管理机构
研究生在学期间的档案管理机构为研究生院（处），具体工作由研究生管理科负责。
二、研究生档案的接收
（一）研究生录取名单确定后，研究生招生办公室即向考生发出调档通知，调档通知应直接发给考生本人。
（二）每年九月新生入学后，研究生管理科对接收的研究生新生档案进行整理和核查。
（三）研究生在学期间的个人档案，应以学院为单位、分专业进行管理。已整理完毕的研究生档案用研究生院（处）专用档案盒装好，并标明档案编号、所属学院、专业、姓名，妥善放入档案柜中。
三、研究生档案的借阅
（一）研究生个人不得借阅本人档案。各学院查阅研究生档案必须由所在学院研究生主管领导、研究生工作办公室负责人、研究生党支部书记或副书记查阅。档案只能在档案室内借阅，无特殊原因，不得带出档案室。
（二）查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄或复印档案材料，确因需要从档案中取证的，必须经研究生档案管理负责人批准后，才能复制。
（三）各学院只能查阅本学院的研究生档案。其它单位查阅研究生档案的，应持相关单位介绍信，经研究生档案管理负责人批准后方可查阅。
（四）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容，对违犯规定者，将视情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》给予处罚。
（五）研究生档案室对外开放时间为每周三下午（节假日除外）。各学院应尽量集中时间查阅研究生档案。如有特殊情况需查阅研究生档案，需提前预约并经研究生档案管理负责人同意。新生档案在整理入档完毕之后对外开放。
（六）研究生在学期间如有单位借用研究生档案材料，必须履行档案借出和归还登记手续。
四、毕业研究生的档案转移
（一）研究生在学期间，如有重大变动（如退学、开除、出国、身故等），其档案应及时按有关规定转移或处理。
（二）毕业研究生档案主要包括以下材料：
1、攻读研究生以前的档案材料；
2、党员或团员的组织材料；
3、研究生报考材料；
4、研究生学籍表；
5、研究生毕业登记表；
6、学位申请书；
7、毕业体检表；
8、就业通知书；
9、其他需要归入研究生个人档案的材料。
（三）毕业研究生档案的整理
研究生毕业前一个月，各相关单位必须将研究生的档案材料按学院、专业分类交到研究生管理科。研究生毕业两周内，研究生管理科将按顺序整理好研究生在学期间的档案材料并登记《华南师范大学研究生档案材料目录》，完成研究生档案的整理工作。
（四）毕业研究生档案的寄送
毕业研究生离校，其个人档案由研究生管理科按就业协议书或调档函所列地址以机要通信（或特快专递）方式寄出。暂缓就业研究生的档案转移，按照《华南师范大学毕业研究生就业工作管理规定》处理。
五、附则
（一）本规定由研究生院（处）负责解释。
（二）本规定于二oo五年八月重新修订，自二oo五年九月开始施行。之前的相应规定停止使用。